Mandantendaten in ChatGPT? Was die BStBK-FAQ und DATEV wirklich sagen
Darf man als Steuerberater Mandantendaten in ChatGPT eingeben? Diese Frage stellt sich in fast jeder Kanzlei — und die Antwort ist differenzierter als ein bloßes Ja oder Nein. Dieser Beitrag fasst zusammen, was die BStBK-FAQ und die Angaben von DATEV tatsächlich sagen, welche zwei Wege die Berufskammer zulässt und wo der praktische Engpass liegt. Allgemeine berufsrechtliche Information zur Rechtslage, keine Rechts- oder Steuerberatung.
Was die BStBK-FAQ zu ChatGPT & Co. wirklich sagt
Der Kernsatz: keine Angaben, die auf Mandant oder Mandat schließen lassen
In ihrer eigenen Antwort zu ChatGPT stellt die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) klar: In solche KI-Anwendungen dürfen keine Informationen eingegeben werden, die Rückschlüsse auf den Mandanten oder das Mandat erlauben. Der Grund: Zumindest bei den kostenlosen Anwendungen werden diese Eingaben häufig zum Training weiterverwendet; nur mit einem Business-Account bzw. einer Lizenz lässt sich ein vertraglicher Ausschluss der Trainingsnutzung überhaupt vereinbaren. Die FAQ warnt im selben Zug ausdrücklich, dass solche Tools „halluzinieren“ können — also nicht existierende Quellen oder Regeln anführen oder falsche Ergebnisse liefern. (Quelle: BStBK, FAQ „KI im steuerberatenden Berufsstand“, Stand 27.01.2026.)
Warum: die Verschwiegenheitspflicht — und der Unterschied zur DSGVO
Die BStBK verankert dieses Verbot in der strengen Verschwiegenheitspflicht (§ 57 Abs. 1 StBerG, § 5 BOStB, § 203 StGB). Entscheidend ist ein Punkt, der oft übersehen wird: Anders als die DSGVO, die natürliche Personen schützt, erfasst die berufsrechtliche Verschwiegenheit auch die Daten nicht natürlicher Personen — also etwa Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse eines Mandantenunternehmens. Wer daher Daten ohne ausreichende vertragliche Absicherung in öffentliche Dienste wie ChatGPT eingibt, verstößt gegen die Verschwiegenheitspflicht. Rechtlich sind das verschiedene Ebenen: die berufsrechtliche Pflicht (§ 57 StBerG, § 5 BOStB) und die strafrechtliche Absicherung des Mandantengeheimnisses (§ 203 StGB). (Quelle: BStBK, FAQ „KI im steuerberatenden Berufsstand“; § 203 StGB, Gesetze im Internet.)
Die Do/Don't-Regel der FAQ: erst anonymisieren, sonst nichts eingeben
Daraus leitet die FAQ eine konkrete Regel ab: In der Regel dürfen keine personenbezogenen Daten, Mandantendaten oder internen Informationen in öffentliche KI-Systeme eingegeben werden. Ist der Anbieter nicht zur Verschwiegenheit verpflichtet, müssen personenbezogene und identifizierende Daten vorher anonymisiert oder pseudonymisiert werden, sodass nur noch neutrale oder veränderte Eingaben verwendet werden, aus denen sich kein Rückschluss auf einen bestimmten Mandanten ziehen lässt. Zwei ehrliche Einordnungen dazu: Die Regel gilt „in der Regel“, nicht ausnahmslos, und sie ist ausdrücklich auf öffentliche/offene KI-Systeme bezogen — für in Kanzlei-Software integrierte KI-Lösungen sieht die FAQ „in der Regel“ nicht dasselbe Risiko. Und die Anonymisierung ist kein Freifahrtschein: Die FAQ warnt, dass selbst scheinbar harmlose Details in Kombination Rückschlüsse erlauben können. (Quelle: BStBK, FAQ „KI im steuerberatenden Berufsstand“.)
Die zwei erlaubten Wege — und warum keiner ein Freifahrtschein ist
Weg 1: Business-Account/Lizenz mit vertraglichem Trainingsausschluss
Die FAQ bindet die Bewertung an die Kette des § 62a StBerG: Bevor der KI-Anbieter Kenntnis von den Daten erlangt, muss er vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet sein — über eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a Abs. 3 StBerG. § 62a greift dabei als gesetzlicher Weg, wenn keine Einwilligung des Mandanten vorliegt; die Einwilligung ist die vorrangige Rechtsgrundlage, die Anonymisierung/Pseudonymisierung die von der FAQ empfohlene Alternative „andernfalls“. Ausdrücklich hält die FAQ es für nicht zweifelsfrei, ob die Einzelmandat-Ausnahme überhaupt auf eine ChatGPT-artige Nutzung passt statt nur auf Sachverständige, Übersetzer oder freie Mitarbeiter. Hinzu kommt ein zeitgebundener Vorbehalt: Stand Juli 2025 ist OpenAI (der Anbieter von ChatGPT) nicht als konformer Empfänger unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, sodass zusätzliche Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln und weitere Verschlüsselung erforderlich sind. Dieser Zertifizierungsstand kann sich inzwischen geändert haben. (Quelle: BStBK, FAQ „KI im steuerberatenden Berufsstand“; § 62a StBerG, Gesetze im Internet.)
Weg 2: Anonymisieren/Pseudonymisieren vor der Eingabe
Der zweite Weg ist für die tägliche Kanzleiarbeit der praktikablere: personenbezogene und identifizierende Daten vor der Eingabe entfernen, sodass nur neutrale oder veränderte Inhalte in die KI gelangen. Für hochzuladende Dokumente formuliert die FAQ eine strenge Anforderung: Es ist sorgfältig sicherzustellen, dass auf keiner Seite mehr personen- oder mandatsbezogene Daten wie Name, Adresse oder Steuernummer erkennbar sind. Das ist kein pauschaler Freibrief für jeden Upload, sondern steht im Kontext der Verschwiegenheitspflicht — es verlangt, jede Seite gründlich zu bereinigen. (Quelle: BStBK, FAQ „KI im steuerberatenden Berufsstand“.)
Ehrlicher Zwischenruf: Pseudonymisierung ist oft nicht ausreichend
Ein wichtiger Vorbehalt gehört an dieser Stelle mitgeführt: Eine bloße Pseudonymisierung — reversibles Ersetzen durch Platzhalter — bleibt datenschutzrechtlich nach Erwägungsgrund 26 DSGVO ein personenbezogenes Datum, weil die Zuordnung fortbesteht. Für offene KI-Dienste ist sie deshalb oft nicht ausreichend; das deckt sich mit der FAQ-Warnung, dass selbst scheinbar harmlose Details in Kombination Rückschlüsse zulassen. Für die Eingabe in öffentliche KI ist die echte Anonymisierung der sichere Weg. Die Pseudonymisierung ist eine bewusste Wahl für Fälle, in denen die Zuordnung lokal auf Ihrem Gerät verbleibt und Sie die echten Werte anschließend wiederherstellen wollen — nicht für den Weg in ein offenes System. (Quelle: DSGVO, Erwägungsgrund 26.)
Der wunde Punkt: Anonymisieren klingt einfach, ist es aber nicht
Hier sitzen die meisten Kanzleien fest. Die FAQ verlangt, dass auf keiner Seite Name, Adresse oder Steuernummer erkennbar bleiben darf — und genau daran scheitern die naheliegenden Abkürzungen. Wer das eben schnell von Hand erledigen will, übersieht regelmäßig, wo überall identifizierende Spuren stecken:
- Manuell schwärzen — ein schwarzer Balken über einer Stelle überdeckt sie nur optisch; der Text bleibt im PDF darunter stehen und lässt sich auslesen, ebenso Metadaten.
- Suchen und Ersetzen — übersieht Schreibvarianten, Beugungsformen und Werte in einzelnen Tabellenzellen; eine Steuernummer in Spalte D bleibt stehen, wenn man nur den Namen ersetzt.
- Screenshot oder Kopie — verliert nichts von den sichtbaren Daten; und bei Audio oder Fotos hilft Textsuche ohnehin nicht weiter.
Die offensichtlichen Abkürzungen scheitern an genau dieser Anforderung — deshalb brauchen Sie exakt das: eine gründliche, prüfbare, geräteinterne Entfernung personenbezogener Daten, die über Dokumente, Tabellen, E-Mails, Audio und Fotos hinweg funktioniert.
Genau das leistet Occlira. Es erkennt personenbezogene Daten und Kennungen in Dokumenten, Tabellen, E-Mails, Audio und Fotos und legt sie Ihnen zur Prüfung vor — vollständig auf Ihrem eigenen Rechner, ohne Cloud, ohne Konto, ohne Upload. Es entsteht dabei kein externer Auftragsverarbeiter, weil die Daten das Gerät nicht verlassen. Für herauszugebende oder hochzuladende Akten bietet es eine echte PDF-Schwärzung, die den zugrunde liegenden Text und die Metadaten löscht — nicht nur überdeckt. Und entscheidend: Sie prüfen jeden erkannten Eintrag, bevor er entfernt wird.
Und DATEV? Wo das anders liegt als bei öffentlicher KI
DATEV KI-Werkstatt & DATEV Copilot: geschützt in der DATEV-Cloud
Anders liegt der Fall bei einer in die Kanzlei-Umgebung integrierten KI. Für die überwachte DATEV KI-Werkstatt gibt DATEV offiziell an, dass Nutzereingaben vom cloud-nativen DATEV-Rechenzentrum an Microsoft Azure weitergeleitet werden (einige Prototypen nutzen Azure OpenAI Services), dass bei Azure keine persistente Speicherung personenbezogener Daten erfolgt und dass die über Azure verarbeiteten Daten nicht an OpenAI weitergegeben und nicht zum Training der Modelle verwendet werden. Ehrlich einzuordnen ist der Umfang: Die Azure-Angaben beziehen sich auf einige Prototypen in dieser geschützten Testumgebung, nicht pauschal auf jedes Werkzeug. (Quelle: DATEV, DATEV KI-Werkstatt.)
Ergänzend gibt DATEV an, dass seit Mai 2026 der DATEV Copilot in MyDATEV als zentraler KI-Assistent verfügbar ist, wobei die Verarbeitung geschützt innerhalb der DATEV-Cloud und entlang klarer Leitplanken zu Datenschutz, Governance und Compliance erfolgt. Auch hier gehören die Grenzen dazu: Der Copilot ist noch im Rollout — die volle Integration über alle DATEV-Cloud-Lösungen ist erst „im weiteren Verlauf von 2026“ vorgesehen —, der Zugang ist freischaltpflichtig (kostenlose Lizenz bestellen, Rechte in der DATEV-Rechteverwaltung vergeben), und strukturierte Daten wie BWAs oder Excel-Tabellen sind noch nicht analysierbar. Diese Zusagen sind zudem von DATEV selbst berichtet, nicht unabhängig auditiert. (Quelle: DATEV, „DATEV Copilot: Das kann der KI-Assistent heute“.)
Trotzdem Ihre Pflicht: Verschwiegenheitserklärung nach § 203 StGB
Auch die geschützte DATEV-Umgebung nimmt Ihnen eine Pflicht nicht ab. Als Berufsgeheimnisträger müssen Sie mit externen (IT-)Dienstleistern — einschließlich DATEV selbst — eine Verschwiegenheitserklärung nach § 203 StGB abschließen, die über den gewöhnlichen DSGVO-Auftragsverarbeitungsvertrag hinausgeht. Wichtig zur Einordnung: Diese Pflicht folgt aus dem Gesetz (§ 203 StGB) und den Berufsordnungen, nicht aus einer Vorgabe von DATEV — der Berufsgeheimnisträger ist der Verpflichtete, DATEV nur einer der zu bindenden Dienstleister und stellt dafür ein Formular bereit. Und die „gesonderte“ Erklärung ist Praxis, nicht zwingend Gesetzesform: § 203 Abs. 4 StGB schreibt für die Verpflichtung zur Geheimhaltung keine bestimmte Form vor; sie muss kein eigenständiges Dokument sein und kann in den AV-Vertrag integriert werden. (Quelle: DATEV, „Verschwiegenheitserklärung vereinbaren“; § 203 Abs. 4 StGB.)
Die Praxis-Entscheidung: Welcher Weg für welche Aufgabe?
Aus alldem lässt sich ein einfaches Entscheidungsmuster ableiten — keine Rechtsberatung, aber eine praktikable Orientierung:
- Öffentliche KI (ChatGPT & Co.) — nur mit anonymisierten Daten oder über einen Business-Account mit vertraglichem Trainingsausschluss und der Kette nach § 62a StBerG. Für den Alltag ist die Vorab-Anonymisierung der einfachere Weg.
- DATEV-Umgebung (KI-Werkstatt/Copilot) — Verarbeitung geschützt in der DATEV-Cloud, aber nur mit der Verschwiegenheitserklärung nach § 203 StGB zusätzlich zum AV-Vertrag, und im Bewusstsein der Rollout- und Umfangsgrenzen.
- Lokale Vorab-Anonymisierung — der Weg, der die Reibung dort auflöst, wo sie entsteht: Sie entfernen die Kennungen, bevor überhaupt etwas Ihr Gerät verlässt, und wählen anschließend frei, welche KI Sie mit der bereinigten Fassung nutzen.
So sieht der Occlira-Workflow konkret aus
Für die lokale Vorab-Anonymisierung sieht der Ablauf in Occlira in fünf Schritten so aus:
- Datei öffnen — Dokument, Tabelle, E-Mail, Audio oder Foto, direkt auf Ihrem Rechner.
- Erkannte Kennungen prüfen — Occlira legt die gefundenen personenbezogenen Daten und Identifikatoren vor; Sie bestätigen oder korrigieren jeden Eintrag.
- Auf dem Gerät entfernen — oder reversibel pseudonymisieren, mit lokal verwahrter Zuordnung.
- Anonymisierte Fassung an die KI — nur die bereinigte Kopie verlässt Ihren Rechner.
- Echte Werte lokal wiederherstellen — im reversiblen Modus setzen Sie die Originalwerte anschließend wieder ein, ohne dass sie je in die KI gelangt sind.
Zwei ehrliche Grenzen gehören direkt daneben, nicht ans Ende geklebt: Der reversible Modus ist eine Pseudonymisierung — das Ergebnis bleibt nach Erwägungsgrund 26 DSGVO ein personenbezogenes Datum und ist für offene KI oft nicht ausreichend; für die Eingabe in öffentliche KI wählen Sie deshalb die echte Entfernung. Und: Occlira hilft beim Erfüllen der Verschwiegenheitspflicht, ist aber keine Compliance-Garantie und keine Rechts- oder Steuerberatung. Die automatische Erkennung kann Elemente übersehen — Sie prüfen jeden erkannten Eintrag selbst, und die berufs- und strafrechtliche Verantwortung bleibt bei Ihnen. Was genau auf Ihrem Gerät verbleibt, lesen Sie auf der Seite Datenschutz & Datenpraxis.
Häufige Fragen
Nicht für sich allein. Nach der BStBK-FAQ lässt sich erst mit einem Business-Account bzw. einer Lizenz ein vertraglicher Ausschluss der Trainingsnutzung vereinbaren — das ist eine Voraussetzung, aber kein Freibrief. Berufsrechtlich muss der Anbieter über die Kette des § 62a StBerG zur Verschwiegenheit verpflichtet sein, und die FAQ warnt zusätzlich davor, dass solche Tools „halluzinieren“ können. Stand Juli 2025 ist OpenAI zudem nicht unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, sodass zusätzliche Garantien (EU-Standardvertragsklauseln, weitere Verschlüsselung) nötig sind. Der sichere Weg für die tägliche Arbeit bleibt daher, Mandantendaten vorab zu anonymisieren.
Ja. Eine Pseudonymisierung ersetzt Namen und Kennungen nur durch Platzhalter, die sich mit der lokal verwahrten Zuordnung wieder auflösen lassen. Nach Erwägungsgrund 26 DSGVO bleibt ein solches Ergebnis ein personenbezogenes Datum. Für die Eingabe in offene KI-Dienste ist Pseudonymisierung deshalb oft nicht ausreichend — die BStBK-FAQ warnt, dass schon scheinbar harmlose Details in Kombination Rückschlüsse auf einen Mandanten erlauben können. Für öffentliche KI ist die echte Anonymisierung der sichere Weg; der reversible Modus ist eine bewusste Wahl für Fälle, in denen Sie die echten Werte anschließend lokal wiederherstellen wollen.
Nein, das genügt regelmäßig nicht. Ein schwarzer Balken über einer Stelle überdeckt sie nur optisch — der darunterliegende Text bleibt im PDF erhalten und lässt sich auslesen; auch Metadaten und Tabellenzellen bleiben stehen. Die BStBK-FAQ verlangt bei hochzuladenden Dokumenten, sorgfältig sicherzustellen, dass auf keiner Seite Name, Adresse oder Steuernummer mehr erkennbar ist. Nötig ist eine echte Schwärzung, die den zugrunde liegenden Text und die Metadaten löscht, nicht nur überdeckt.
Nach der BStBK-FAQ ist das nicht zweifelsfrei geklärt. Die Ausnahme ist auf Fälle wie Sachverständige, Übersetzer oder freie Mitarbeiter zugeschnitten; ob sie sich auf eine ChatGPT-artige Nutzung übertragen lässt, ist offen. Solange das ungeklärt ist und keine Einwilligung des Mandanten vorliegt, sind Daten und Dokumente nach der FAQ vor der Nutzung zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren. Das ist berufsständische Auffassung der BStBK, keine bindende Rechtsprechung.
Das lokale Entfernen entschärft die Frage an der entscheidenden Stelle: Wird dem Anbieter kein Geheimnis mehr übermittelt, weil die personenbezogenen Daten schon auf Ihrem Gerät entfernt sind, stellt sich die Frage nach der vertraglichen Absicherung für diesen Input gar nicht erst. Die berufs- und strafrechtliche Verantwortung bleibt aber bei Ihnen: Sie prüfen jeden erkannten Eintrag selbst. Und nein — dieser Beitrag ist eine allgemeine berufsrechtliche Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung; im Einzelfall halten Sie Rücksprache mit Ihrer Kammer oder Ihrer eigenen Rechtsberatung. Occlira ist keine Compliance-Garantie.
Fazit und nächster Schritt
Die BStBK-FAQ verbietet ChatGPT nicht kategorisch — sie verbietet die Eingabe vertraulicher Mandantendaten in öffentliche KI ohne ausreichende vertragliche Absicherung. Zulässig bleibt der Einsatz mit anonymisierten Daten oder über einen vertraglich gebundenen Anbieter. Weil der praktische Engpass die gründliche, auf jeder Seite lückenlose Anonymisierung ist, ist die lokale Vorab-Anonymisierung für die Kanzleiarbeit der naheliegende Weg. Testen Sie das an einem echten Vorgang.
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Weiterführend: § 203 StGB und KI · AVV mit OpenAI — reicht das? · für Steuerberater · vor ChatGPT anonymisieren · ChatGPT mit vertraulichen Daten? · was sind personenbezogene Daten? · Datenschutz & Datenpraxis