KI und Mandantenvertraulichkeit für Steuerberater & Berater
Steuerberater verarbeiten einige der am stärksten regulierten Daten überhaupt – Sozialversicherungsnummern, Steuer-IDs, Gehälter, Bankverbindungen. Trotzdem können Sie sich dabei sicher von einer KI unterstützen lassen: Anonymisieren Sie die Mandantenkennungen zuerst auf Ihrem eigenen Computer, lassen Sie die KI auf der Platzhalterversion laufen und stellen Sie die echten Zahlen anschließend lokal wieder her. Diese Seite bietet allgemeine Informationen, keine Rechts- oder Steuerberatung.
Ihre Verschwiegenheitspflichten auf einen Blick
- AICPA Rule 1.700.001 – die Confidential Client Information Rule untersagt die Offenlegung vertraulicher Mandanteninformationen ohne die ausdrückliche Einwilligung des Mandanten, und die AICPA rät Kanzleien in ihrem eigenen Journal of Accountancy, vertrauliche Mandantendaten nicht mit generativer KI zu teilen.
- IRC §7216 – eine Strafvorschrift: Ein Steuervorbereiter, der wissentlich oder leichtfertig Steuererklärungsinformationen ohne Einwilligung offenlegt oder verwendet, riskiert bis zu 1.000 $ Geldstrafe und ein Jahr Haft. (26 U.S.C. §7216.)
- IRC §6713 – die parallele zivilrechtliche Strafe: 250 $ pro unbefugter Offenlegung, gedeckelt auf 10.000 $ pro Jahr und ohne dass Vorsatz erforderlich wäre. (26 U.S.C. §6713.)
- DSGVO – bei Mandaten mit EU-Bezug sind Name, Steuernummer, Gehalt und Bankverbindung eines Mandanten personenbezogene Daten (Art. 4 Abs. 1), und ein Cloud-KI-Tool ist ein Auftragsverarbeiter, der einen AVV benötigt.
Verstößt es gegen §7216, Mandantendaten in ChatGPT einzugeben?
Sehr wahrscheinlich. Die Treasury-Vorschriften fassen „Offenlegung" weit (das Bekanntmachen der Steuererklärungsinformationen einer beliebigen Person auf beliebige Weise) und verstehen unter „Steuererklärungsinformationen" alles, was im Zusammenhang mit der Erstellung einer Erklärung bereitgestellt wird. Zwar gibt es Ausnahmen ohne Einwilligung – doch sie gelten für Anbieter, die Erklärungen vorbereiten, verarbeiten oder elektronisch einreichen, und nicht für einen allgemeinen Verbraucher-Chatbot. (Quelle: The Tax Adviser (AICPA).) Die 1040-Daten eines Mandanten in Verbraucher-ChatGPT einzugeben, ist also eine Offenlegung, die in der Regel eine Einwilligung erfordert – und eine einzige unrechtmäßige Offenlegung kann sowohl die zivilrechtliche Strafe nach §6713 als auch die strafrechtliche Haftung nach §7216 zugleich nach sich ziehen.
Schatten-KI ist bereits in Ihrer Kanzlei
Das Risiko ist nicht hypothetisch. Laut dem Cyberhaven-Bericht 2025 sind inzwischen 34,8 % der Unternehmensdaten, die Mitarbeiter in KI-Tools eingeben, sensibel (gegenüber 10,7 % zwei Jahre zuvor), und die meisten genutzten KI-Tools werden als hohes oder kritisches Risiko eingestuft. (Quelle: Cyberhaven.) Ein weiterer Bericht aus dem Jahr 2025 kam zu dem Ergebnis, dass 68 % der Mitarbeiter KI über private Konten nutzen und 57 % dabei sensible Daten eingeben. (Quelle: Menlo Security.) Verbraucher-Tools haben keinen AVV, trainieren standardmäßig auf den Eingaben und – wie die Anordnung zu den Protokollen im Verfahren New York Times v. OpenAI zeigte – garantiert „Löschen" hier keine Löschung. Die Lösung besteht darin, die Kennungen zu entfernen, bevor überhaupt etwas eingefügt wird – Occlira erledigt das lokal, in Excel-, CSV- und Steuerdateien, ohne dass etwas hochgeladen wird. Mehr dazu unter Speichert ChatGPT Ihre Daten?
Wo Occlira hilft
| Aufgabe | Der Schritt „zuerst anonymisieren" |
|---|---|
| Eine KI zu einem Kontenblatt oder einer Saldenbilanz befragen | Namen, Steuernummern und Gehälter durch Platzhalter ersetzen, die KI auf der Kopie laufen lassen, anschließend lokal wiederherstellen. |
| Anhand einer Steuererklärung etwas formulieren (z. B. einer Anlage 1040) | Sozialversicherungsnummern, Steuer-IDs und Kennungen entfernen, bevor Sie etwas einfügen. |
| Lohn- und Gehaltsanalyse | Zunächst Mitarbeiternamen, Sozialversicherungsnummern und Gehaltszahlen anonymisieren. |
| Einen Kontoauszug für Dritte schwärzen | Eine echte Schwärzung fest einbrennen, bevor Sie die Datei weitergeben. |
| Outsourcing oder Offshore-Vorbereitung | Kennungen reduzieren, bevor die Datei Ihr Büro verlässt. |
| Abschlüsse mit Mandanten oder Prüfern teilen | Personenbezogene Daten Dritter zunächst aus der Arbeitskopie entfernen. |
Der Workflow „zuerst anonymisieren"
- Öffnen Sie die Tabelle, das Steuerdokument, die Lohn- und Gehaltsdatei oder den Abschluss in Occlira auf Ihrem eigenen Rechner.
- Prüfen Sie die erkannten Kennungen (Namen, Sozialversicherungs-/Steuernummern, Kontonummern, Gehälter) und legen Sie fest, was entfernt werden soll.
- Lassen Sie ein beliebiges KI-Tool auf der anonymisierten Kopie laufen – dank der Platzhalter bleiben die Zahlen nutzbar.
- Stellen Sie die echten Werte lokal in Ihrer Arbeitsdatei wieder her oder geben Sie eine geschwärzte Kopie an Dritte weiter.
Wie sich Occlira einordnet – und was es nicht leistet
Occlira erkennt und entfernt personenbezogene Daten aus Dokumenten, Tabellen, E-Mails, Audio und Bildern vollständig auf Ihrem eigenen Rechner – ohne Cloud, ohne Konto, sodass kein Auftragsverarbeiter entsteht und kein Anbieter etwas aufbewahren kann. Die Software brennt echte PDF-Schwärzungen fest ein, und ihre reversible Anonymisierung hält die Zuordnung auf Ihrem Gerät. Ein ehrlicher Hinweis: Reversible Anonymisierung ist Pseudonymisierung, sodass diese Zuordnung weiterhin personenbezogene Daten enthält (lokal aufbewahrt). Und Occlira ist ein Werkzeug, das Sie bei der Erfüllung Ihrer Verschwiegenheitspflichten unterstützt – keine Compliance-Garantie und keine Rechts- oder Steuerberatung. Was genau auf Ihrem Gerät verbleibt, sehen Sie auf der Seite Data & Privacy Practices.
Häufig gestellte Fragen
Nicht mit den ungeschützten Kennungen. Mandantennamen, Sozialversicherungsnummern, Steuernummern, Gehälter und Kontonummern sind vertraulich und – für Steuervorbereiter – durch IRC §7216 geschützt. Eine KI lässt sich dennoch nutzen: Anonymisieren Sie die Mandantendaten zunächst lokal und lassen Sie die KI auf der Platzhalterversion laufen.
Ja. Die Steuererklärungsinformationen eines Mandanten in ein externes Tool einzugeben, ist eine „Offenlegung", und beide Begriffe sind weit gefasst. Eine allgemeine Verbraucher-KI übernimmt weder „Vorbereitung, Verarbeitung noch elektronische Einreichung" der Erklärung und fällt daher nicht unter die engen Ausnahmen ohne Einwilligung. Das bedeutet: In der Regel bräuchten Sie die Einwilligung des Mandanten – oder Sie umgehen das Problem, indem Sie die Kennungen gar nicht erst übermitteln.
IRC §7216 ist eine Strafvorschrift – bis zu 1.000 $ Geldstrafe und ein Jahr Haft pro Verstoß (bis zu 100.000 $, wenn ein Bezug zu Identitätsdiebstahl besteht). Davon getrennt sieht §6713 eine zivilrechtliche Strafe von 250 $ pro Offenlegung vor, gedeckelt auf 10.000 $ pro Jahr und ohne dass Vorsatz erforderlich wäre. Eine einzige unrechtmäßige Offenlegung kann beides auslösen.
In der Regel ja – es sei denn, eine der engen Ausnahmen von §7216 greift, und ein Verbraucher-Chatbot fällt nicht darunter. Der sauberere Weg, den die meisten Kanzleien wählen, ist die Datenminimierung: Sie entfernen die Steuererklärungsinformationen, bevor sie übermittelt werden, sodass es gar nicht erst zu einer Offenlegung kommt.
Die Confidential Client Information Rule (Regel zu vertraulichen Mandanteninformationen). Sie untersagt einem in öffentlicher Praxis tätigen CPA, vertrauliche Mandanteninformationen ohne die ausdrückliche Einwilligung des Mandanten offenzulegen, und sie reicht weiter als §7216: Sie erfasst sämtliche nicht öffentlichen Mandanteninformationen, nicht nur Steuerdaten. Die AICPA rät Kanzleien in ihren eigenen Leitlinien, vertrauliche Mandantendaten nicht mit generativen KI-Tools zu teilen.
Ja. Artikel 4 Absatz 1 fasst unter personenbezogene Daten auch Kennungen und Merkmale, die für die wirtschaftliche Identität einer Person kennzeichnend sind. Name, Steuernummer, Gehalt und Bankverbindung eines Mandanten sind somit personenbezogene Daten, und ein Cloud-KI-Tool, das sie verarbeitet, ist ein Auftragsverarbeiter, der einen Auftragsverarbeitungsvertrag benötigt.
Öffnen Sie sie in Occlira: Die Software erkennt die Namen, IDs und finanziellen Kennungen in den Zellen und ersetzt sie auf Ihrem Computer durch einheitliche Platzhalter. So können Sie die KI auf der anonymisierten Tabelle laufen lassen und die echten Zahlen anschließend lokal in Ihrer Arbeitsdatei wiederherstellen.
Ja. Nach Erwägungsgrund 26 der DSGVO bleiben Daten personenbezogen, solange sie sich mithilfe einer von Ihnen aufbewahrten Zuordnung wieder einer Person zuordnen lassen. Reversible Anonymisierung bedeutet weitgehende Datenminimierung und lokale Kontrolle – aber keine Befreiung von den Regeln.
Mandantenfinanzen anonymisieren, bevor die KI sie zu sehen bekommt
Entfernen Sie Mandantenkennungen lokal und lassen Sie anschließend ein beliebiges KI-Tool auf der Kopie laufen. 14 Tage kostenlos für Windows und macOS.
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